Es muy importante tener claras cuáles son las responsabilidades entre otras, de la unidad de seguridad de la organización, lo que va a facilitar establecer un trabajo en equipo para beneficio de todos
A partir de los meses de Noviembre y más específicamente en Diciembre, se hace costumbre que las organizaciones lleven a cabo las celebraciones navideñas y de fin de año. Existen una serie de consideraciones de prevención que con anticipación, deben tenerse en cuenta para evitar que el evento se transforme en una oportunidad para los delincuentes.
Es muy importante tener claras cuáles son las responsabilidades entre otras, de la unidad de seguridad de la organización, lo que va a facilitar establecer un trabajo en equipo para beneficio de todos.
De acuerdo a la dimensión de la unidad de seguridad y a la experiencia previa en la atención a eventos, puede proteger la actividad contratando una empresa especializada con recomendaciones verificables, efectuar una contratación de personal eventual especializado y el cual quede bajo su dirección, manejar el evento con los recursos que tenga disponibles o en última instancia (nada aconsejable) correr el riesgo y no brindar protección.
Cuando se tiene en mente la realización de un evento existen factores clave de seguridad que deben incluirse en la planificación general:
Tipo de evento. Cuando se establecen los protocolos de seguridad, es fundamental considerar el tipo de evento a cubrir. No es lo mismo cuando participan conjuntos musicales, que uno que incluya actividades infantiles o deportivas, o la presencia de personalidades públicas.
Condiciones atmosféricas. Es conveniente informarse cuáles pueden ser las condiciones climáticas presentes para la fecha del evento, ya que las mismas inciden en condiciones de riesgo por ejemplo para el control vehicular (tráfico y estacionamiento) o de atención al personal operativo (altas o bajas temperaturas).
Presupuesto. Toda propuesta de seguridad debe incluir un presupuesto donde se incluyan los recursos necesarios para una ejecución exitosa del servicio. Si la unidad que autoriza los fondos solicita algún ajuste, debe presentarse pero detallando las consecuencias que pudieran enmarcarse en aceptar, evitar o transferir el riesgo.
Comunicaciones. Los requerimientos van a variar dependiendo de la magnitud del evento. En actividades pequeñas la visualización del equipo de seguridad puede ser inmediata, pero en grandes espacios o un número importante de participantes, puede ser necesario incorporar varios equipos de radio y teléfonos celulares.
Ubicación. Los planes básicos de seguridad deben adecuarse a las características de la locación seleccionada. Se hace indispensable efectuar una visita previa que permita determinar tipo, ubicación y calidad de aspectos tales como iluminación, instalaciones sanitarias, servicios médicos, vías de circulación peatonal y vehicular, estacionamientos, controles de acceso, sistemas de circuito cerrado de televisión, barreras perimetrales, rutas de evacuación, entre otras. Pudiera suceder que el entorno de la locación seleccionada se caracterice por un alto índice delictivo, por lo que deberán tomarse las previsiones necesarias.
Estructura organizacional. A fin de evitar fallas en la comunicación, retrabajos y en general una gestión ineficiente, se requiere establecer una clara y definida estructura la cual debe ser informada a todos los involucrados. En algunos casos puede que sea necesario formalizar contractualmente las responsabilidades de las partes.
Urgencias. Debe existir una preparación previa tanto teórica como práctica, donde los protocolos a aplicar en caso de urgencias sean de conocimiento del personal de seguridad, así como de los contratistas que presten servicios al evento. En algunos casos, los aspectos logísticos previamente planificados pueden cambiar por la dinámica de los acontecimientos. Por tanto, la unidad de seguridad debe estar lista a este tipo de situaciones.
Asistentes y participantes. Cuando se va a desarrollar un evento, la unidad de seguridad debe saber cuál es la población que se estima asista, tanto por los invitados como por los contratistas. Cada uno de estos segmentos requiere de consideraciones y previsiones particulares.
Es importante tener una aproximación en cuanto al número de adultos mayores, jóvenes, niños pequeños, personas discapacitadas, con requerimientos especiales o dominio de otros idiomas. También es necesario disponer de un inventario de los vehículos, materiales y equipos que serán movilizados por los diversos contratistas, así como identificaciones claras del personal asignado. Es posible que por el tipo de evento, su promoción o presencia de celebridades, llame la atención para que terceros no invitados intenten ingresar sin autorización. Por tanto, debe existir un protocolo en el que se considere la participación de cuerpos policiales locales de ser necesario.
La protección de una celebración no es solamente un asunto que atañe a la unidad de protección de la organización, se necesita la combinación de esfuerzos de otras unidades, contratistas y trabajadores para hacer del evento una recuerdo de felicidad y seguridad.